Wissensdatenbank

Für: Admins eines Kundenunternehmens·Voraussetzung: Die Rolle Admin in Ihrem Unternehmen und ein Anbieter, der diese Seite einblendet·Screenshots zeigen Beispieldaten

Die Seite Wissensdatenbank enthält die eigenen Dokumente Ihres Unternehmens, etwa Preislisten, Richtlinien oder Anleitungen, damit der Assistent für alle in Ihrem Unternehmen daraus antworten kann. Sie laden Dateien hoch, sehen, wann sie bereit sind, löschen nicht mehr benötigte und testen, welche Textstellen eine Frage findet. Sie öffnen die Seite unter Konfigurieren › Wissensdatenbank. Nur Admins sehen diese Seite, und nur, wenn Ihr Anbieter sie einblendet.

Was Sie hier tun können

• Ein Dokument hinzufügen. Laden Sie eine PDF-, Word-, Text-, Markdown- oder JSON-Datei mit bis zu 100 MB hoch; der Assistent nutzt sie, sobald sie indiziert ist. Ein Dokument hochladen.
• Sehen, wann ein Dokument bereit ist. Jedes Dokument zeigt, ob es noch verarbeitet wird, bereit ist oder mit einem Grund fehlgeschlagen ist. Den Status eines Dokuments prüfen.
• Ein Dokument entfernen. Löschen Sie eine veraltete Datei. Ein Dokument löschen.
• Testen, was der Assistent finden würde. Geben Sie eine Frage ein und sehen Sie die besten 5 Textstellen aus den Dokumenten Ihres Unternehmens, mit Score. Testen, was eine Frage findet.

Die Seite im Überblick

Laden Sie Dateien einzeln hoch; die Liste zeigt, wann ein Dokument für den Assistenten bereit ist.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Wissensdatenbank (/?mode=portal)

Hervorgehoben

button “Datei auswählen”, upload-card, enabled. opens the file picker and uploads one file

Außerdem sichtbar

portal.kb.uploadHint names a third-party service (white-label defect); Statuses indexed / processing / uploaded / failed with error text

Zweck

company documents

Bereich	Was er zeigt	Was Sie dort tun
Überschrift	Wissensdatenbank, eine Einleitung und Aktualisieren	Liste und Status neu laden
Datei hochladen	Ein kurzer Hinweis zu Dateitypen und die Schaltfläche Datei auswählen	Hochladen
Dokumentliste	Name, Status, Größe und Aktionen	Dokumente prüfen und löschen
Retrieval testen	Ein Fragefeld und Suchen	Testen, was eine Frage findet

Gibt es noch keine Dokumente, zeigt die Liste Leer und Noch keine Dokumente.

Ein Dokument hochladen

1. Öffnen Sie Konfigurieren › Wissensdatenbank.

2. Wählen Sie Datei auswählen und eine Datei. Während des Sendens zeigt die Schaltfläche Wird hochgeladen….

3. Das Dokument erscheint oben in der Liste mit seinem Status. Die Indizierung läuft im Hintergrund; wählen Sie nach ein paar Minuten Aktualisieren, um zu sehen, dass es Indiziert erreicht.

Akzeptierte Dateien: PDF, Word (.docx und .doc), reiner Text, Markdown sowie JSON oder JSON Lines, jeweils bis zu 100 MB. Tabellenkalkulationen, CSV-Dateien, Webseiten und Bilder werden schon bei der Auswahl abgelehnt, mit einer Meldung, die mit „Content type“ beginnt und die erlaubten Typen nennt. Eine Datei, die Ihr Browser nicht erkennt, wird als allgemeine Datei gesendet; sie wird angenommen, kann aber bei der Indizierung scheitern.

Datei	Ergebnis
„Rückgaberichtlinie 2026.pdf“, 2 MB	Angenommen, im Hintergrund indiziert
„Billing contacts.md“, 4 KB	Angenommen
„Preisliste.xlsx“	Abgelehnt: „Content type ’…’ is not allowed …“
Eine PDF mit 120 MB	Schon bei der Auswahl abgelehnt: Diese Datei ist größer als 100 MB. Wählen Sie eine kleinere Datei.

Sie laden eine Datei nach der anderen hoch. Um ein Dokument durch eine neuere Fassung zu ersetzen, laden Sie die neue Datei hoch und löschen die alte.

Beispiel: Sample & Partners Ltd möchte, dass der Assistent die Frage „Auf welche Kostenstelle gehört das?“ beantwortet. Rosie lädt „Purchase order guidelines.pdf“ hoch, wartet ein paar Minuten, wählt Aktualisieren und sieht Indiziert. Ab dann erhalten alle bei Sample & Partners, die den Assistenten nach Kostenstellen fragen, Antworten auf Grundlage dieser Richtlinie.

Den Status eines Dokuments prüfen

Status	Bedeutung	Was Sie tun
Hochgeladen	Die Datei ist angekommen; die Indizierung hat noch nicht begonnen	Warten, dann Aktualisieren wählen
Wird verarbeitet	Die Datei wird gelesen und indiziert	Warten, dann Aktualisieren wählen
Indiziert	Bereit: Der Assistent kann daraus antworten	Nichts
Fehlgeschlagen	Die Indizierung ist fehlgeschlagen; der Grund steht rot unter dem Dateinamen	Die Datei korrigieren oder als PDF, Word oder Text speichern und erneut hochladen

Die Status aktualisieren sich nicht von selbst. Aktualisieren lädt die Liste neu und fragt zugleich den neuesten Stand der Indizierung ab.

Ein Dokument löschen

Wählen Sie Löschen in der Zeile des Dokuments und bestätigen Sie Dieses Dokument löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Zeile verschwindet, und die Datei wird entfernt. Das lässt sich nicht rückgängig machen; um das Dokument zurückzuholen, laden Sie es erneut hoch.

Testen, was eine Frage findet

1. Geben Sie unten auf der Seite unter Retrieval testen eine Frage ein, so wie ein Kunde sie stellen würde.

2. Wählen Sie Suchen.

Testen Sie, welche Stellen Ihrer Unternehmensdokumente der Assistent zu einer Frage finden würde.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Retrieval testen (/?mode=portal)

Hervorgehoben

button “Suchen”, test-retrieval, results shown. searches the company's indexed documents (top 5)

Außerdem sichtbar

Three passages with source file and portal.kb.scoreLabel

Zweck

test retrieval

Sie sehen bis zu 5 Textstellen aus den indizierten Dokumenten Ihres Unternehmens, die beste zuerst. Jede zeigt die Datei, aus der sie stammt (oder (unbekannte Quelle)), einen Score und den Text. Ein höherer Score bedeutet eine bessere Übereinstimmung; die Scores vergleichen die Textstellen untereinander und sind keine Prozentwerte. Passt nichts, sehen Sie Keine passenden Inhalte in der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens.

Der Test durchsucht nur die Dokumente Ihres Unternehmens. Im Chat nutzt der Assistent zusätzlich die eigenen Dokumente Ihres Anbieters; findet der Test nichts, heißt das also nicht, dass der Assistent nichts zum Thema weiß.

Jedes Bedienelement erklärt

Jedes Bedienelement unten nennt, wo es ist, was es tut und warum es da ist, in der Reihenfolge der Seite.

Aktualisieren

Wo

Die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts.

Was

Lädt die Liste neu und holt den neuesten Indizierungsstatus jedes Dokuments.

Warum

Die Indizierung läuft im Hintergrund, und die Seite aktualisiert sich nicht selbst.

Datei auswählen

Wo

Die Schaltfläche Datei auswählen in der Karte Datei hochladen.

Was

Öffnet die Dateiauswahl Ihres Computers für eine Datei. Größe (100 MB) und Dateityp werden bei der Auswahl geprüft. Ein neues Dokument beginnt als Hochgeladen oder Wird verarbeitet.

Warum

Ihre Dokumente geben dem Assistenten Fakten über Ihr Unternehmen, die er sonst nicht kennen kann.

Dokumentliste

Spalte	Was sie zeigt	Warum
Name	Der Dateiname; bei einem fehlgeschlagenen Dokument darunter der Grund in Rot	Das Dokument erkennen
Status	Hochgeladen, Wird verarbeitet, Indiziert oder Fehlgeschlagen	Wissen, ob der Assistent es nutzen kann
Größe	Die Größe in B, KB oder MB	Eine Datei nahe der Grenze erkennen
Aktionen	Löschen (zeigt währenddessen Wird gelöscht…)	Das Dokument entfernen

Retrieval testen

Wo

Die Karte Retrieval testen unten: ein Fragefeld und Suchen (zeigt währenddessen Wird gesucht…). Die Schaltfläche ist ausgegraut, solange das Feld leer ist.

Was

Findet die 5 Textstellen aus den indizierten Dokumenten Ihres Unternehmens, die am besten zur Frage passen, mit Quelldatei und Score. Schlägt die Suche fehl, sehen Sie Retrieval fehlgeschlagen.

Warum

So prüfen Sie, bevor Kunden fragen, ob ein Dokument indiziert ist und bei einer typischen Frage die richtige Stelle erscheint.

Was Sie wissen sollten

Thema	Fakt
Wer davon profitiert	Alle, die unter Ihrem Unternehmen angemeldet sind, Admins und Mitglieder, wenn sie chatten
Wer die Dokumente noch sieht	Das Team Ihres Anbieters, das sie auch hinzufügen und löschen kann. Nie andere Unternehmen.
Dateitypen	PDF, Word, reiner Text, Markdown, JSON und JSON Lines
Größe	Bis zu 100 MB pro Datei; eine Grenze für die Anzahl der Dokumente wurde nicht gefunden
Einzeln	Jeder Upload ist eine Datei
Wie lange Dokumente bleiben	Bis jemand sie löscht
Websites	Lassen sich hier nicht hinzufügen; fragen Sie Ihren Anbieter
Aktualisierung	Status ändern sich nur, wenn Sie Aktualisieren wählen

Häufige Fragen

Hochladen

Welche Dateitypen kann ich hochladen?

PDF, Word (.docx und .doc), reinen Text, Markdown sowie JSON oder JSON Lines. Tabellenkalkulationen, CSV-Dateien, Webseiten und Bilder werden unter Konfigurieren › Wissensdatenbank mit einer Meldung abgelehnt, die die erlaubten Typen nennt. Speichern Sie solche Inhalte vorher als PDF oder Word.

Wie groß darf eine Datei sein?

Bis zu 100 MB. Eine größere Datei wird schon bei der Auswahl mit Diese Datei ist größer als 100 MB. Wählen Sie eine kleinere Datei. abgelehnt, und nichts wird gesendet. Teilen Sie ein großes Dokument auf oder verkleinern Sie seine Bilder, bevor Sie es unter Konfigurieren › Wissensdatenbank hochladen.

Kann ich mehrere Dateien auf einmal hochladen?

Nein. Datei auswählen unter Konfigurieren › Wissensdatenbank nimmt eine Datei nach der anderen. Laden Sie die nächste hoch, sobald die erste in der Liste steht; deren Indizierung läuft im Hintergrund weiter.

Wie ersetze ich ein Dokument durch eine neuere Fassung?

Laden Sie die neue Datei unter Konfigurieren › Wissensdatenbank mit Datei auswählen hoch und wählen Sie dann beim alten Dokument Löschen. Ersetzen oder Bearbeiten gibt es nicht, entfernen Sie die alte Fassung also selbst.

Kann ich eine Website hinzufügen?

Nein. Die Wissensdatenbank im Portal nimmt nur Dateien an. Soll der Assistent aus einer Website antworten, fragen Sie Ihren Anbieter; sein Team verwaltet die übrigen Quellen des Assistenten.

Können Mitglieder Dokumente hochladen?

Nein. Konfigurieren › Wissensdatenbank steht nur im Menü von Admins. Ein Mitglied, das ein Dokument hinzufügen möchte, bittet einen Admin seines Unternehmens, es hier hochzuladen.

Status und Nutzung

Warum wird mein Dokument noch verarbeitet?

Die Indizierung läuft im Hintergrund, und die Seite aktualisiert sich nicht selbst. Warten Sie ein paar Minuten und wählen Sie unter Konfigurieren › Wissensdatenbank Aktualisieren; das holt auch den neuesten Indizierungsstatus.

Warum ist mein Dokument fehlgeschlagen?

Der Grund steht rot unter dem Dateinamen unter Konfigurieren › Wissensdatenbank. Beheben Sie, was er nennt; lässt sich der Dateityp nicht indizieren, speichern Sie den Inhalt als PDF, Word oder Text. Löschen Sie dann den fehlgeschlagenen Eintrag und laden Sie die Datei erneut hoch.

Nutzt der Assistent ein Dokument automatisch?

Ja. Sobald ein Dokument unter Konfigurieren › Wissensdatenbank Indiziert zeigt, kann der Assistent für alle, die unter Ihrem Unternehmen angemeldet sind, daraus antworten. Sonst muss nichts eingeschaltet werden.

Kann ich ein Löschen rückgängig machen?

Nein. Löschen fragt nach und entfernt dann Dokument und Datei endgültig. Um es zurückzuholen, laden Sie die Datei unter Konfigurieren › Wissensdatenbank erneut hoch und warten, bis sie indiziert ist.

Testen und Sichtbarkeit

Der Test findet nichts, aber der Assistent beantwortet die Frage. Warum?

Retrieval testen unter Konfigurieren › Wissensdatenbank durchsucht nur die Dokumente Ihres Unternehmens. Im Chat nutzt der Assistent zusätzlich die eigenen Dokumente Ihres Anbieters und die angebundenen Systeme und kann die Antwort deshalb trotzdem kennen.

Was bedeutet der Score?

Der Score zeigt, wie gut eine Textstelle zu Ihrer Frage passt; ein höherer Score ist eine bessere Übereinstimmung. Die Scores vergleichen die Textstellen einer Suche untereinander. Sie sind keine Prozentwerte, und es gibt keine feste Schwelle.

Wer kann die Dokumente meines Unternehmens nutzen?

Alle, die unter Ihrem Unternehmen angemeldet sind, Admins und Mitglieder, erhalten im Chat Antworten daraus. Das Team Ihres Anbieters kann sie ebenfalls sehen, hinzufügen und löschen. Andere Unternehmen, die denselben Assistenten nutzen, sehen Ihre Dokumente nie.

Fehlerbehebung

Symptom	Was Sie prüfen
„Content type ’…’ is not allowed. Allowed types: …“	Der Dateityp wird nicht angenommen. Speichern Sie die Datei als PDF, Word, Text, Markdown oder JSON und laden Sie sie erneut hoch.
Hochladen fehlgeschlagen.	Der Upload wurde unterbrochen oder dauerte länger als 15 Minuten. Prüfen Sie Ihre Verbindung und versuchen Sie es erneut.
Diese Datei ist größer als 100 MB. Wählen Sie eine kleinere Datei.	Die Datei ist größer als 100 MB. Verkleinern oder teilen Sie sie.
Der Status bleibt Hochgeladen oder Wird verarbeitet	Warten Sie ein paar Minuten und wählen Sie dann Aktualisieren.
Fehlgeschlagen mit rotem Grund	Korrigieren Sie die Datei wie angegeben, löschen Sie den Eintrag und laden Sie sie erneut hoch.
Keine passenden Inhalte in der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens.	Das Dokument ist noch nicht indiziert, die Frage verwendet andere Wörter, oder die Dokumente enthalten die Antwort nicht.
Retrieval fehlgeschlagen.	Wiederholen Sie die Suche. Wiederholt sich der Fehler, laden Sie die Seite neu.
„Document does not belong to this customer company.“	Die Liste ist veraltet. Wählen Sie Aktualisieren.
„Request failed (403)“	Sie sind nicht mehr Admin. Melden Sie sich ab und wieder an.

Immer noch nicht gelöst?

Wenden Sie sich an Ihren Anbieter mit Ihrer Kunden-ID von Profil, dem Dateinamen, der Größe und der genauen Meldung. Ihr Anbieter sieht die Dokumente Ihres Unternehmens und ihren Indizierungsstatus.

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